CloudSoft

Chat Widget
Jean CloudSoft AI ChatBot

#08 Dokumentum kezelés az emailekben

Sokszor látjuk, hogy felhasználók úgy használják az emaileket mintha egy file szerveren dolgoznának. Ilyen kavarodásból aztán ember legyen a talpán, aki megmondja, hogy végül hol landol a végleges verzió, ki küldi ki és mi alapján lehet majd visszakeresni, ha később szükség lenne rá. Ezen a helyzeten nagyban segíthet egy egységes dokumentumkezelési és csoportmunka megoldás.
Két figura beszélget egy irodai IT háttér elött: Felhasználó panasza: „A dokumentum kezelés gyakorlatilag az email állományokban történik” Az informatikus válasza: Dokumentum kezelési platform és hozzá tartozó céges szabályozás hiánya.

A technológia adekvát támogatása manapság elengedhetetlen egy modern vállalkozás jó működéséhez. Ha az IT üzemeltetés nem jól működik egy cégen belül, annak a munkavállalók frusztrációján túl az ügyfél elégedettségére nézve is negatív hatása lehet.

Sok éves tapasztalatunk alapján összegyűjtöttünk 10 gyakori IT üzemeltetési probléma-tünetet, melyekkel a partnercégeinkkel való együttműködés során a legtöbbször találkoztunk. Diagnózist állítottuk fel minden egyes tünetre, melyen keresztül szemmel látható, hogy hol bukhat el ennek a nagyon fontos siker-komponensnek a hatásfoka még a legjobb szándék mellett is.

IT Tünet:

„A dokumentum kezelés gyakorlatilag az email állományokban történik”

Végleges_Béla_2; Legvéglegesebb_marika_8; Ez_mostmár_tényleg_a_végleges_11. Ismerősnek tűnhetnek ezek a nevek. Sok ügyfelünknél tapasztaljuk, hogy felhasználók úgy használják az emaileket mintha egy file szerveren dolgoznának.

Ha közösen kell megszerkeszteni egy dokumentumot több kollégával, legyen szó akár egy ajánlatról, szerződésről, vagy ütemtervről, sok helyen találkozhatunk hasonló és még cifrább fájl nevekkel és temérdek mennyiségű fájllal melyek leginkább emailben keringenek. Ez pedig tapasztalataink szerint nem egyszer vezet a felhasználók posta fiókjainak bőven reális idő előtti beteléséhez.

Ilyen kavarodásból aztán ember legyen a talpán, aki megmondja, hogy végül hol landol a végleges verzió, ki küldi ki és mi alapján lehet majd visszakeresni, ha később szükség lenne rá. Arról nem is beszélve, hogy a munkatársak egyidőben nem tudják szerkeszteni, tehát a végén marad egy igen hálátlan és idegőrlő feladat ez pedig összeollózni és megformázni az anyagot.

Ezen a helyzeten nagyban segíthet egy olyan egységes dokumentumkezelési és csoportmunka megoldás, mint a OneDrive for business és Microsoft Teams, ahol egy központi felületen tárolhatjuk és valósidőben közösen szerkeszthetjük dokumentumainkat. Említésre érdemes, hogy ezek nem komplex és költséges megoldások.

IT Diagnózis:

Dokumentum kezelési platform és hozzá tartozó céges szabályozás hiánya.

Natív felhő alapú alkalmazásokról van szó melyek egyszerűen bekapcsolhatók és bevezethetők. Valószínűleg mind hallottunk már a Teams-ről, a pandémia alatt rengeteg cég vezette be, hogy a felhasználók egyáltalán kapcsolatban tudjanak maradni egymással. Feltehetően kevés az olyan ember, aki ne kapott volna még egyetlen egy Teams meghívót sem. De a csevegés és kapcsolattartás igazából még csak a Teams nyújtotta szolgáltatások jéghegyének a csúcsa.

Egy felületen megtalálhatunk mindent amire a napi munkavégzésnél szükség lehet:

  • Beszélgetések
  • Fájlok
  • Feladat ütemezések
  • Kimutatások
  • Alkalmazások integrálása és még sorolhatnánk.

Maga a szolgáltatás a SharePoint és OneDrive-ra épül, de ez el van rejtve a felhasználók elől, szóval nem kell nekik megismerni 3-4 külön szolgáltatást, hogy igénybe vegyék az általuk nyújtott előnyöket.

Az integrált Office alkalmazások segítségével (Mint Word, Excel, Power Point, stb.) A felhasználók, valós időben megnyithatnak és közösen szerkeszthetnek egy adott dokumentumot. A mentés automatikusan történik, így nem kell félni, hogy a dokumentum véletlenül elveszik vagy elkeveredik. A beépített verziókezelés pedig kiküszöböli a különböző régebbi programok közti kompatibilitási problémákat.

A Temasen tárolt és szerkesztett fájlok továbbá, bárhol, bármilyen eszközről megnyithatók szerver üzemeltetése nélkül, mivel felhő alapú szolgáltatásról van szó. Az ismert Office családon kívül 3.rd party alkalmazások is telepíthetőek és integrálhatóak, ezzel személyre szabható lesz a munkafelület. Adatszivárgástól nem kell tartani, a Teams nagyvállalati szintű beépített biztonság és dokumentum védelemmel rendelkezik, ezzel védve a rajta tárolt adatokat.

A Teams mellett jelen lévő eszköz még a OneDrive. Ennek bevezetését azért szoktuk javasolni mert a gyors és egyszerű fájl küldés mellett egy biztonsági mentés is készíthető a felhasználók gépéről. Az Asztal, a Dokumentum és a Képek mappa automatikusan a háttérben szinkronizálódik a felhőbe. Ezzel gyorsítva az új gépek kiadását, amint a felhasználó átül egy új géphez ott tudja folytatni a munkáját, ahol abbahagyta. A OneDrive zsaroló vírus elleni védelemmel is rendelkezik, ha esetleg valamelyik kliens megfertőződik egy ilyen vírussal, a felhőbe szinkronizált állományok biztonságban maradnak.

Ezek a rendszerek nagyban megkönnyíthetik a közös fájlok szerkesztését és tárolását, viszont bevezetésük során szabályok lefeketése és azok tájékoztatása rendkívül fontos a káosz elkerülése érdekében. Ha azonban ennél is messzebb akarunk menni, a CloudSoft ingyenes tanácsadás keretében szívesen megmutatja, meddig vezethet a digitalizációs út, és milyen óriási előnyei vannak mind a hatékonyságra, átláthatóságra és a hangulatra nézve.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Tekintse meg ingyenes Webinárunkat.